Importanza della comunicazione multicanale in ricezione: come ottimizzare l’interazione nei condomini

Multicanalità dell’informazioneMolti canali in ingresso uno solo per gestire!Soluzioni suggerite

Multicanalità dell’informazione

[Torna su]

Nel vasto panorama della gestione condominiale, la comunicazione è un elemento cruciale per mantenere coesione e efficienza all’interno della comunità. Tuttavia, il modo in cui questa comunicazione avviene può fare la differenza tra un condominio ben organizzato e uno in cui regna confusione e disinformazione.

Oggi affrontiamo un concetto fondamentale: la multicanalità dell’informazione che offre ai condomini la flessibilità di comunicare nel modo più comodo per loro, mentre allo stesso tempo consente di gestire questa comunicazione da un unico canale centralizzato.

In un mondo sempre più digitalizzato, dove ognuno ha le proprie preferenze e abitudini nella ricezione delle informazioni, è essenziale offrire una gamma diversificata di canali, attraverso i quali, i condomini possano comunicare con l’amministratore, e viceversa.

Immaginate di trovarvi in una situazione in cui avete bisogno di segnalare un problema urgente nel vostro condominio. Potreste preferire inviare un’email dall’ufficio, utilizzare un’applicazione per smartphone mentre siete in viaggio, semplicemente fare una chiamata rapida mentre siete a casa, oppure parlare direttamente con Alexa per risolvere la problematica. La possibilità di scegliere il canale di comunicazione più adatto alla vostra situazione rende l’interazione più comoda ed efficace. Abbiamo affrontato qui Amministratore di condominio e intelligenza artificiale l’importanza di colmare il vuoto di comunicazione.

Molti canali in ingresso uno solo per gestire!

[Torna su]

Tuttavia, gestire una molteplicità di canali può essere complicato e dispendioso in termini di tempo e risorse. È qui che entra in gioco il concetto di gestione centralizzata della comunicazione. Un unico canale, o piattaforma, può fungere da punto di contatto principale attraverso il quale tutte le comunicazioni entranti vengono indirizzate e gestite in modo efficiente, al fine di evitare il sovraccarico informativo.

L’obiettivo è quello di garantire che nessuna comunicazione venga persa o trascurata, e che tutti i messaggi vengano ricevuti e gestiti tempestivamente. Questo, non solo migliora l’esperienza complessiva dei condomini, ma aiuta anche a prevenire il verificarsi di errori o malintesi dovuti a comunicazioni mancate o incomplete.

Un altro vantaggio della gestione centralizzata della comunicazione è la possibilità di tracciare e registrare tutte le interazioni in un unico luogo. Questo non solo semplifica il processo di monitoraggio e valutazione delle comunicazioni, ma fornisce anche un registro accurato e dettagliato di tutte le interazioni tra l’amministratore e i condomini.

L’introduzione di un sistema di comunicazione multicanale centralizzato richiede un’attenta pianificazione e implementazione. È importante considerare le esigenze e le preferenze dei condomini, assicurandosi che il sistema sia intuitivo, accessibile e facile da usare per tutti.

E’ fondamentale, in questo contesto, garantire la sicurezza e la privacy dei dati durante tutto il processo di comunicazione. Questo significa adottare misure di sicurezza robuste per proteggere le informazioni sensibili e rispettare le normative sulla protezione dei dati, come il GDPR nell’Unione Europea.

Soluzioni suggerite

[Torna su]

Vediamo quali sono le soluzioni che possiamo implementare all’interno di uno studio.

La prima soluzione di facile introduzione è l’uso di un centralino intelligente H24, in grado di gestire in modo autonomo buona parte delle richieste dei condomini. Un esempio può essere il T-Phone, integrato all’interno del vostro gestionale. Il funzionamento è molto semplice: lo studio adotta un numero VOIP proprio e geografico, cui i condomini potranno chiamare per la risoluzione delle problematiche più comuni, quali ad esempio cambio lampadine, gestione di piccole manutenzioni o lamentele per l’impresa di pulizie, ma anche richieste allo studio, quali richiesta rate o simili. Il sistema tramite un codice riconosce il condominio per cui si apre la richiesta e genera una scheda lavoro nel sistema, che potrà o essere smaltita in un secondo momento in caso di richiesta generica o assegnata subito per quel fornitore di quel condominio legato a quella problematica. Pochi euro di spesa, per ottenere una diminuzione drastica delle problematiche da gestire. Il servizio offerto dalla società T-Max ad esempio, in caso di uno studio composto da 50 stabili, viene ad incidere 0,475 €/mese per ogni condominio. Clicca qui per conoscere di più.

Un’altra soluzione di facile utilizzo con notevole impatto risulta essere la possibilità di poter fornire ai propri clienti un sito del condominio ove gli aventi diritto possano consultare la documentazione e interagire con lo studio per gestire le pratiche più comuni. Queste soluzioni, intimamente legate al gestionale prescelto, hanno normalmente integrato APP per la gestione dei condomini.

Sicuramente di maggior impatto emotivo risulta l’uso, sempre più diffuso di risponditori vocali quali Alexa per interagire coi condomini. Queste soluzioni hanno il pregio di umanizzare e rendere sempre più semplice la comunicazione tra studio e clienti.

L’importanza della comunicazione multicanale in ricezione è evidente nella sua capacità di ottimizzare l’interazione e promuovere una comunicazione efficace e trasparente all’interno dei condomini.

Offrire ai condomini la possibilità di comunicare nel modo più comodo per loro, mentre allo stesso tempo gestire questa comunicazione da un unico canale centralizzato, può contribuire a migliorare l’esperienza complessiva dei condomini e promuovere una maggiore coesione e collaborazione all’interno della comunità condominiale.

Riempire il vuoto di comunicazione è una sfida che richiede impegno e attenzione costante, ma i benefici derivanti da una comunicazione efficace e trasparente valgono sicuramente la pena.

T – Max Lab srl

Ing. Matteo Bignami

• Foto: 123rf.com